ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ
(WHISTLEBLOWING POLICY)
(1η έκδοση Δεκεμβρίου 2023)
1. Εισαγωγή – Σκοπός
1.1. Η εταιρεία AGROHELLAS Α.Ε. αποδίδει πρωταρχική σημασία στη διασφάλιση των υψηλότερων προτύπων δεοντολογίας, ηθικής και νόμιμης επιχειρηματικής συμπεριφοράς της και επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε ενέργειες που μπορεί να διαταράξουν το υγιές εργασιακό της περιβάλλον, να τη βλάψουν και να εκθέσουν σε κίνδυνο τη φήμη και την αξιοπιστία της. Γι’ αυτό, τηρεί όλα τα μέτρα και τις υποχρεώσεις που αφορούν στην εφαρμογή των διατάξεων του Ν. 4990/2022 (Ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019) για την Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου, ενώ αναμένει ότι όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου της, τα ανώτατα διευθυντικά στελέχη και οι υπάλληλοι της, πληρούν υψηλές προδιαγραφές προσωπικής και επαγγελματικής ακεραιότητας και αποφεύγουν κάθε συμπεριφορά που θα μπορούσε να έχει δυσμενή αντίκτυπο στη λειτουργία και στη φήμη της.
1.2. Σκοπός της πολιτικής αυτής είναι η δημιουργία και διασφάλιση ενός ολοκληρωμένου συστήματος εσωτερικής αναφοράς παραβιάσεων των κανόνων δικαίου της Ε.Ε., η προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις και η οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών.
2. Ορισμοί
Για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
«Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις του Ν. 4990/2022.
«Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις του Ν. 4990/2022 προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α) της AGROHELLAS Α.Ε.
«Εξωτερική Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις του Ν. 4990/2022 απευθείας στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.)
«Εθνική Αρχή Διαφάνειας»: μια ενιαία και ανεξάρτητη αρχή, η οποία ιδρύθηκε με τον νόμο 4622/2019 και έχει ως αποστολή τον σχεδιασμό και την υλοποίηση ενός πλαισίου συνεκτικών πολιτικών τόσο για τον εντοπισμό και την καταστολή πράξεων διαφθοράς όσο και για την πρόληψη και αποτροπή αυτών καθώς και την ενημέρωση και ευαισθητοποίηση του συνόλου της ελληνικής κοινωνίας. (https://aead.gr)»
«Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
«Αναφερόμενος»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση.
«Αντίποινα»: η οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά.
«Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4990/2022.
«Δημόσια αποκάλυψη» : η απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό σχετικά με παραβάσεις
«Διαμεσολαβητής»: το φυσικό πρόσωπο που παρέχει με εμπιστευτικότητα βοήθεια προς τον αναφέροντα στη διαδικασία αναφοράς εντός του εργασιακού πλαισίου.
«Ενέργειες παρακολούθησης»: οποιαδήποτε πράξη διενεργεί ο αποδέκτης αναφοράς (ήτοι η AGROHELLAS Α.Ε.), στον οποίο παραπέμπεται η αναφορά λόγω αρμοδιότητας, με σκοπό την αξιολόγηση της ακρίβειας των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην αναφορά και την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης, όπως εσωτερική διερεύνηση, έρευνα, δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων ή περάτωση της διαδικασίας.
«Ενημέρωση»: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.
«Εργασιακό πλαίσιο»: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες της AGROHELLAS Α.Ε., ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.
«Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής του Ν. 4990/2022.
«Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις»: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στην AGROHELLAS Α.Ε., καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων, οι οποίες περιήλθαν στη γνώση του αναφέροντος είτε κατά την τρέχουσα εργασία του ή κατά το στάδιο πριν την ανάληψη εργασίας του είτε κατά την εργασία του στην εταιρεία στο παρελθόν.
«Καλή πίστη»: Η πίστη ότι τα αναφερόμενα περιστατικά είναι ορθά, δηλαδή ο αναφέρων εύλογα και έντιμα θεωρεί ότι η πληροφορία που έχει κοινοποιηθεί είναι αληθής. Η καλή πίστη τεκμαίρεται ότι υφίσταται, εκτός εάν (και έως ότου) αποδειχθεί το αντίθετο.
«Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)»: Το πρόσωπο που ορίζεται στο άρθρο 9 του Ν. 4990/2022 περί «Προστασίας προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου», με τις αρμοδιότητες που ρητά καθορίζονται στο άρθρο 10 του ίδιου Νόμου.
«Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών»: τριμελής επιτροπή, οριζόμενη από τη διοίκηση της εταιρείας, που συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) και διενεργεί την περαιτέρω διερεύνηση των αναφορών
3. Καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής
3.1. Οι διατάξεις της παρούσας εφαρμόζονται για την προστασία προσώπων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν:
α) παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στο Μέρος Ι του Παραρτήματος του Ν. 4990/2022, στους τομείς των: αα) των δημόσιων συμβάσεων, αβ) των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, αγ) της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων, αδ) της ασφάλειας των μεταφορών, αε) της προστασίας του περιβάλλοντος, αστ) της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, αζ) της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, αη) της δημόσιας υγείας, αθ) της προστασίας των καταναλωτών, αι) της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,
β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα,
γ) παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.
3.2. Εξαιρέσεις εφαρμογής :
Α) Η παρούσα δεν εφαρμόζεται για την προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις που άπτονται ζητημάτων άμυνας ή ασφάλειας, με την επιφύλαξη όσων ορίζονται στις υποπερ. αα), αδ) και αστ) της περ. α) της παρ. 3.1.
Β) Η παρούσα δεν θίγει την εφαρμογή διατάξεων σχετικά με:
α) την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών, β) την προστασία του δικηγορικού και του ιατρικού απορρήτου, γ) το απόρρητο των δικαστικών διασκέψεων ή άλλων διαδικασιών που από την κείμενη νομοθεσία ορίζονται ως απόρρητες, δ) τους κανόνες ποινικής δικονομίας, ε) την άσκηση των δικαιωμάτων των εργαζομένων που αφορούν στην παροχή συμβουλών από τους εκπροσώπους τους ή τις συνδικαλιστικές ενώσεις τους, καθώς και την προστασία έναντι κάθε αδικαιολόγητου επιζήμιου μέτρου, η οποία απορρέει από τις εν λόγω διαβουλεύσεις, καθώς και την αυτονομία των κοινωνικών εταίρων και το δικαίωμά τους να συνάπτουν συλλογικές συμβάσεις.
Γ) Η Παρούσα δεν εφαρμόζεται στις τομεακές πράξεις της Ένωσης για τις οποίες ισχύουν ειδικοί κανόνες περί αναφοράς παραβιάσεων. Οι διατάξεις της παρούσας εφαρμόζονται στον βαθμό που ένα ζήτημα δεν ρυθμίζεται υποχρεωτικά στις εν λόγω τομεακές πράξεις της Ένωσης.
Δ) Δεν υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής περιστατικά βίας και παρενόχλησης στην εργασία, τα οποία ρυθμίζονται στην Πολιτική για την αντιμετώπιση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία.
4. Προσωπικό πεδίο εφαρμογής
4.1. Οι διατάξεις του παρόντος εφαρμόζονται:
α) σε όσους έχουν αποκτήσει, στο πλαίσιο της εργασίας τους, πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες αναφέρουν και ιδίως: αα) στους εργαζομένους, δηλαδή σε όσους παρέχουν σε άλλο πρόσωπο και υπό τις οδηγίες του υπηρεσίες για τις οποίες λαμβάνουν αμοιβή, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, ή αν είναι αποσπασμένοι από άλλον φορέα, αβ) στους μη μισθωτούς, στους αυτοαπασχολουμένους ή συμβούλους ή στους εργαζομένους κατ’ οίκον, αγ) στους μετόχους και τα πρόσωπα που ανήκουν στο διοικητικό, διαχειριστικό ή εποπτικό όργανο της επιχείρησης, περιλαμβανομένων μη εκτελεστικών μελών, καθώς και εθελοντών και αμειβόμενων ή μη αμειβόμενων ασκουμένων, αδ) σε οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών,
β) σε πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης, η οποία έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, καθώς και σε αναφέροντες των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.
4.2. Τα μέτρα για την προστασία των αναφερόντων που προβλέπονται στο Κεφάλαιο Ε’ του Ν. 4990/2022 εφαρμόζονται, επίσης, κατά περίπτωση, σε: α) διαμεσολαβητές, β) τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων, και γ) προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των αναφερόντων, ή για τις οποίες εργάζονται, ή με τις οποίες συνδέονται με άλλον τρόπο με εργασιακή σχέση.
4.3. Οι αναφέροντες παραβάσεις του Ν. 4990/2022 δικαιούνται προστασίας είτε προβαίνουν σε εσωτερική αναφορά είτε προβαίνουν σε εξωτερική αναφορά προς στην Εθνική Αρχή Διαφάνεια (Ε.Α.Δ.) είτε προβαίνουν σε δημόσια αποκάλυψη προς το κοινό.
5. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)
5.1. Η AGROHELLAS Α.Ε. ορίζει ως Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (εφεξής «Υ.Π.Π.Α.») τον Υπεύθυνο του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού.
5.2. Ο Υ.Π.Π.Α. οφείλει να ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα. Περαιτέρω, οφείλει να σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του, καθώς και να απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων. Η θητεία του Υ.Π.Π.Α. διαρκεί ένα (1) τουλάχιστον ημερολογιακό έτος .
5.3. Το έργο του Υ.Π.Π.Α περιλαμβάνει τις εξής αρμοδιότητες:
α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός της AGROHELLAS Α.Ε. και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο της Εταιρείας,
β) παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας,
γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής
δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς το αρμόδιο όργανο/επιτροπή αξιολόγησης της Εταιρείας, ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς,
ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,
στ) παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,
ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται,
η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας της Εταιρείας.
5.4. Στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής, ο Υ.Π.Π.Α. αναφέρεται απευθείας στο Διοικητικό Συμβούλιο της AGROHELLAS Α.Ε.
6. Διαδικασία υποβολής αναφορών
6.1. Οποιοδήποτε μέλος της AGROHELLAS Α.Ε. ή τρίτο μέρος μπορεί να υποβάλει αναφορά ανώνυμα ή επώνυμα σχετικά με εικαζόμενη παρατυπία/παραβίαση, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα Πολιτική. Οι τρόποι υποβολής των αναφορών είναι οι εξής:
α) εγγράφως, επώνυμα μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση [email protected] ή
β) εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα μέσω αποστολής ταχυδρομικής επιστολής προς τον Υ.Π.Π.Α. της Εταιρείας (15ο χλμ Π.Ε.Ο. Θεσσαλονίκης – Βεροίας, Αγχίαλος Θεσσαλονίκης, Τ.Κ.57011) με την ένδειξη «προσωπικό και εμπιστευτικό» ή
γ) προφορικώς, είτε μέσω τηλεφώνου στο 2310 710004-5 (εσωτ. 851) είτε προσωπικής συνάντησης με τον Υ.Π.Π.Α. εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, κατόπιν αίτησης του αναφέροντος.
6.2. Στην περίπτωση υποβολής αναφοράς μέσω τηλεφώνου, όπου η συνομιλία δεν καταγράφεται, η Εταιρεία δύναται να τεκμηριώσει την προφορική υποβολή αναφοράς με τη μορφή επακριβών πρακτικών της συνομιλίας, τα οποία συντάσσονται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.
6.3. Όταν ένα πρόσωπο ζητήσει συνάντηση με τον Υ.Π.Π.Α. για να υποβάλει αναφορά, με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, τηρούνται πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με ακριβή πρακτικά της συνάντησης που συντάσσονται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνάντησης, υπογράφοντάς τα. Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής των πρακτικών που προβλέπονται ανωτέρω, γίνεται σχετική μνεία επί του πρακτικού από τον Υ.Π.Π.Α.
6.4. Οι αναφορές πρέπει να διέπονται από την αρχή της καλής πίστης εκ μέρους του αναφέροντος, ο οποίος οφείλει να επιδεικνύει δέουσα επιμέλεια καθ’ όλη τη διαδικασία της υποβολής της αναφοράς και της προσκόμισης των σχετικών πληροφοριών.
6.5. Προκειμένου να διευκολυνθεί η έρευνα και η ορθή αξιολόγηση των αναφορών, οι αναφορές προτρέπεται να είναι σαφείς, ορισμένες και να περιέχουν όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες, όπως π.χ. τα γεγονότα που προκάλεσαν την υποψία/ανησυχία/πεποίθηση για την περίπτωση της παραβίασης, με αναφορά σε ονόματα, ημερομηνίες, έγγραφα και τοποθεσίες.
6.6. Σε περίπτωση που ο αναφέρων, μετά την υποβολή της αναφοράς, αντιληφθεί ότι αυτή ήταν αβάσιμη/ανυπόστατη, οφείλει να ενημερώσει την Εταιρεία με τους ανωτέρω αναφερόμενους τρόπους.
7. Διαδικασία διαχείρισης αναφορών
7.1. Όλες οι αναφορές που λαμβάνονται εξετάζονται προσεκτικά, με πνεύμα απόλυτης εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας και διασφαλίζοντας την αντικειμενικότητα, από τον Υ.Π.Π.Α.. Συγκεκριμένα, ο Υ.Π.Π.Α.:
- βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,
- εξετάζει αν το θέμα εμπίπτει στη δικαιοδοσία του, λαμβάνοντας υπόψη τη σοβαρότητά του και εάν περιλαμβάνει αρκετές πληροφορίες που επιτρέπουν την περαιτέρω διερεύνηση,
- μπορεί να αποφασίσει να διεξαγάγει τη δική του έρευνα,
- ενημερώνει για την αναφορά την τριμελή Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, την οποία απαρτίζουν ο επικεφαλής του Εμπορικού Τμήματος Ζωοτροφών και μέλος του Δ.Σ., ο επικεφαλής του Εμπορικού Τμήματος Λιπασμάτων και μέλος του Δ.Σ. και η επικεφαλής του Οικονομικού και του Νομικού τμήματος και του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού.
- πραγματοποιεί οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, κατά την εκτέλεση των αρμοδιοτήτων του, σύμφωνα με τις αρχές του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR - 2016/679).
7.2. Η τριμελής Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών διερευνά καταρχάς, εάν η αναφορά εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής. Μετά τον πιο πάνω αρχικό έλεγχο Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών προχωρά στην περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς. Εφόσον απαιτείται, ζητούνται περαιτέρω πληροφορίες από τον αναφέροντα, μέσω του Υ.Π.Π.Α..
Σε περίπτωση που η αναφορά στρέφεται κατά μέλους της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών ή οποιοδήποτε μέλος της Επιτροπής βρεθεί σε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, τότε το μέλος αυτό αφαιρείται από τη λίστα παραληπτών για τη συγκεκριμένη αναφορά, δεν συμμετέχει στη διερεύνηση της σχετικής αναφοράς και αντικαθίσταται ad hoc από πρόσωπο που θα ορίζεται τα υπόλοιπα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών.
Σε περίπτωση που η αναφορά στρέφεται κατά του Υ.Π.Π.Α. ή ο Υ.Π.Π.Α. βρεθεί σε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, αντικαθίσταται ad hoc πρόσωπο που θα ορίζεται από την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών.
Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών διερευνά την αναφορά, διενεργεί ελέγχους, αξιολογεί την ακρίβεια των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται σε αυτή, αποφασίζει σχετικά με το βάσιμο ή μη της υπό διερεύνησης αναφοράς, καταγράφει τα αποτελέσματα της έρευνας και, ανάλογα με αυτά, εισηγείται:
α) τα κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης της αναφερόμενης παραβίασης, όπως, επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων, δημιουργία νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, τροποποιήσεις σε υπάρχουσες διαδικασίες, δικαστικές ενέργειες (δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων),
β) την περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς, ή
γ) την περάτωση της διαδικασίας και αρχειοθέτηση της αναφοράς
προς το Διοικητικό Συμβούλιο και ειδικώς στον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρείας, ώστε αυτός να λάβει τις απαραίτητες αποφάσεις. Σε περίπτωση που η αναφορά στρέφεται κατά του Διευθύνοντος Συμβούλου ή αυτός ο τελευταίος βρεθεί σε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, τότε η απόφαση της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών διαβιβάζεται στον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας, ώστε αυτός να λάβει τις απαραίτητες αποφάσεις.
Οι αποφάσεις της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών είναι αιτιολογημένες και λαμβάνονται κατά πλειοψηφία.
8. Αρχειοθέτηση αναφοράς
Σε περίπτωση απόρριψης της αναφοράς από την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, η διαδικασία περατώνεται, ο Υ.Π.Π.Α. αρχειοθετεί την αναφορά με τη σύμφωνη γνώμη του Διευθύνοντος Συμβούλου και γνωστοποιεί εγγράφως στον αναφέροντα την απόφαση της Επιτροπής, στην οποία περιλαμβάνονται οι λόγοι απόρριψης. Οι λόγοι απόρριψης μπορεί ενδεικτικά να αφορούν περιπτώσεις όπου:
- Οι αναφερόμενες πράξεις δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής.
- Η αναφορά είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση.
- Η αναφορά διαπιστωθεί ότι δεν έχει γίνει καλόπιστα.
9. Διαδικασία παρακολούθησης – Παροχής ενημέρωσης στον Αναφέροντα
9.1. Ο Υ.Π.Π.Α. με τη συνδρομή της τριμελούς Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών, παρακολουθεί την εξέταση της αναφοράς και τη λήψη διορθωτικών ενεργειών που απαιτούνται (όπως κατά περίπτωση κριθεί απαραίτητο).
9.2. Περαιτέρω, ο Υ.Π.Π.Α. ενημερώνει τον αναφέροντα μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς, σχετικά με τις ενέργειες που προβλέπονται ή ελήφθησαν σε συνέχεια της αναφοράς (για παράδειγμα, κλείσιμο λόγω ελλείψεως αποδεικτικών στοιχείων ή για άλλο λόγο, έναρξη εσωτερικής έρευνας και ενδεχομένως τα ευρήματά της ή/και τα μέτρα που ελήφθησαν για να αντιμετωπιστεί το ζήτημα, παραπομπή σε αρμόδια αρχή για περαιτέρω έρευνα) στο βαθμό που οι εν λόγω πληροφορίες δεν επηρεάζουν την έρευνα και δεν θίγουν τα δικαιώματα των εμπλεκόμενων προσώπων.
10. Μη ικανοποίηση από το αποτέλεσμα της διερεύνησης της αναφοράς
Η σχετική απόφαση κοινοποιείται στον αναφέροντα ο οποίος, αν θεωρεί ότι η αναφορά του δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, έχει την επιπρόσθετη δυνατότητα να υποβάλει την αναφορά υποβάλλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.) σύμφωνα με τα αναφερόμενα στο κεφάλαιο «Υποβολή αναφορών προς την Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.)» κατωτέρω.
11.Τήρηση αρχείου αναφορών
Η Εταιρεία τηρεί αρχείο για κάθε αναφορά που παραλαμβάνει, σύμφωνα με τις ανωτέρω απαιτήσεις εμπιστευτικότητας. Οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από την ισχύουσα νομοθεσία και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.
12. Υποβολή εξωτερικών αναφορών προς την Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.)
12.1. Ο αναφέρων έχει τη δυνατότητα να υποβάλει απευθείας εξωτερική αναφορά/καταγγελία στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.), καθώς επίσης και στην περίπτωση που ο αναφέρων θεωρήσει ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά η αναφορά του μέσω του εσωτερικού εταιρικού συστήματος αναφορών.
Ειδικότερα, η εν λόγω αναφορά μπορεί να υποβληθεί εγγράφως ή ηλεκτρονικά μέσω των διαύλων αναφοράς που έχει διαθέσιμα η Εθνική Αρχή Διαφάνειας και τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν από πρόσωπα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής. Ειδικότερα η αναφορά δύναται να υποβληθεί:
1. Ηλεκτρονικά: με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση [email protected] ή με τη συμπλήρωση της αντίστοιχης φόρμας καταγγελιών: https://aead.gr/submit-complaint/
2. Ταχυδρομικά: με αποστολή στην ταχυδρομική διεύθυνση της Ε.Α.Δ. : Λένορμαν 195 & Αμφιαράου, ΤΚ 104 42, Αθήνα
3. Αυτοπροσώπως (ή δια νομίμως εξουσιοδοτημένου αντιπροσώπου) με υποβολή της καταγγελίας στις εγκαταστάσεις της Ε.Α.Δ : Λένορμαν 195 & Αμφιαράου, ΤΚ 104 42, Αθήνα.
12.2. Ειδικά για τις παραβάσεις των άρθρων 101 και 102 της Σ.Λ.Ε.Ε. (περί κανόνων δικαίου ελεύθερου ανταγωνισμού της Ε.Ε.), ο εξωτερικός δίαυλος αναφοράς στον οποίο ο αναφερόμενος δύναται να απευθυνθεί είναι η Επιτροπή Ανταγωνισμού.
13. Προστασία προσώπου που υποβάλει αναφορά
13.1. Στο πλαίσιο της υποχρέωσης της Εταιρείας να λαμβάνει υπόψη τα συμφέροντα του Προσωπικού της, με βάση την αρχή της λογοδοσίας, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι η Εταιρεία παρέχει στους αναφέροντες τη μεγαλύτερη δυνατή εμπιστευτικότητα και τους προστατεύει από αντίποινα, ως αποτέλεσμα της αναφοράς τους.
13.2. Η Εταιρεία δεν θα ανεχτεί αντίποινα σε βάρος οποιουδήποτε καλόπιστα εκφράζει ανησυχίες για παραβίαση του ευρωπαϊκού ή εθνικού δικαίου, καθώς και για παραβίαση δεοντολογίας, παράνομη συμπεριφορά, ή οποιαδήποτε άλλη δυσλειτουργία/σοβαρή παρατυπία.. Κάθε μέλος του Προσωπικού που αναφέρει μια σοβαρή παρατυπία, υπό την προϋπόθεση ότι αυτό γίνεται με καλή πίστη και σύμφωνα με τις διατάξεις της παρούσας Πολιτικής, πρέπει να προστατεύεται από τυχόν πράξεις αντιποίνων. Σε περίπτωση λήψης μέτρων κατά του αναφέροντος που ενδέχεται να θεωρούνται ως «αντίποινα», το βάρος της απόδειξης ως προς τη νομιμότητα των μέτρων φέρει ο λαμβάνων τα μέτρα αυτά, δεν αναμένεται δε να αποδείξει ο αναφέρων το άδικο των εν λόγω μέτρων.
13.3. Τα άτομα που προβαίνουν σε αναφορά στα παραπάνω κανάλια καταγγελιών δε θα υφίστανται αρνητικές συνέπειες, υπό την προϋπόθεση ότι ενεργούν σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές υποχρεώσεις. Οι καταγγελίες πρέπει να πραγματοποιούνται βάσει γνώσης ή πεποίθησης, ωστόσο οποιοσδήποτε προβαίνει ακούσια ή εκούσια σε ψευδείς ή αβάσιμες κατηγορίες ή ισχυρισμούς, ενδέχεται να υπόκειται, κατά περίπτωση, σε κυρώσεις όπως προβλέπεται από τη νομοθεσία. Σε περίπτωση που ο καταγγέλλων συμμετείχε στο γεγονός, δεν απαλλάσσεται των ευθυνών του, αλλά θα συνεκτιμηθεί η συνεισφορά του στον εντοπισμό και τη διερεύνηση παρατυπιών, παραλείψεων ή αξιόποινων πράξεων.
13.4. Περαιτέρω, ο αναφέρων δεν χάνει την προστασία του απλώς και μόνο επειδή η καλόπιστη ανησυχία του αποδείχθηκε αβάσιμη. Τυχόν αναφορά που αξιολογείται ως αβάσιμη /μη σκόπιμο ή/και μη εφικτό να διερευνηθεί μπορεί τελικά να αρχειοθετηθεί σύμφωνα με τις διατάξεις της παρούσας Πολιτικής. Σε κάθε περίπτωση, ο αναφέρων απολαμβάνει την εκχωρούμενη από την Εταιρεία προστασία και το δικαίωμα να μην υποστεί αντίποινα.
14. Απαγόρευση αντιποίνων:
Η Εταιρεία απαγορεύει οποιασδήποτε μορφής αντίποινα σε βάρος των προσώπων που προβαίνουν σε εσωτερικές ή εξωτερικές αναφορές σχετικά με τις παραβάσεις του Ν.4990/2022. Απαγορεύονται, ιδίως, οι ακόλουθες μορφές αντιποίνων (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά :
α) παύση εργασίας ή συνεργασίας, απόλυση
β) υποβιβασμός , παράλειψη ή στέρηση προαγωγής
γ) αφαίρεση καθηκόντων, μείωση μισθού, αλλαγή τόπου ή ωραρίου εργασίας
δ) αποκλεισμό από εκπαίδευση -κατάρτιση
ε) αρνητική αξιολόγηση επιδόσεων ή αρνητική επαγγελματική σύσταση
στ) επίπληξη , επιβολή πειθαρχικού ή άλλου μέτρου
ζ) καταναγκασμός, εκφοβισμός, παρενόχληση, περιθωριοποίηση
η) διάκριση ή άδικη αντιμετώπιση
θ) μη μετατροπή σύμβασης προσωρινής απασχόλησης σε μόνιμη ή μη ανανέωση ή πρόωρη διακοπή σύμβασης προσωρινής απασχόλησης
ι) σκόπιμη βλάβη (δυσφήμηση) ή οικονομική ζημία
ια) ανάκληση ή ακύρωση διπλώματος ή αδείας
15. Εμπιστευτικότητα
15.1. Η Εταιρεία ενθαρρύνει τόσο τις ανώνυμες, όσο και τις επώνυμες αποκαλύψεις. Ωστόσο, σημειώνεται ότι οι έρευνες ανώνυμων καταγγελιών ενδέχεται να είναι δυσχερέστερες, όταν προκύπτει η ανάγκη απόκτησης περαιτέρω πληροφοριών για την εξέτασή της.
15.2. Παρότι θα καταβληθεί κάθε δυνατή προσπάθεια για να διατηρηθεί εμπιστευτική η ταυτότητα του/της καταγγέλλοντα/ουσας, ενδέχεται να υπάρξουν περιστάσεις στις οποίες θα αποκαλυφθεί η ταυτότητά του/της. Αυτό ενδέχεται να συμβεί στο πλαίσιο πειθαρχικής ή νομικής έρευνας ή διαδικασίας.
15.3. Η Εταιρεία συνεργάζεται με τους/τις καταγγέλλοντες/ουσες για να διασφαλίσει ότι λαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με την κατάστασή τους, σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία (λ.χ. εάν θα χρειαστεί να αποκαλυφθεί η ταυτότητά τους).
15.4. Εάν κριθεί απαραίτητο να ενημερωθεί το εμπλεκόμενο μέρος της έρευνας για την ταυτότητα του/της καταγγέλλοντα/ουσας, αυτό θα συζητηθεί εκ των προτέρων μαζί του/της. Η Εταιρεία ελπίζει ότι τα άτομα αισθάνονται ότι μπορούν να εκφράζουν ανοιχτά τέτοιες ανησυχίες, στο πλαίσιο αυτής της πολιτικής. Ωστόσο, εάν το άτομο επιθυμεί να καταθέσει ανώνυμα την καταγγελία, η Εταιρεία θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια να διατηρήσει μυστική την ταυτότητά του.
16. Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων
Οποιαδήποτε επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων βάσει της παρούσας Πολιτικής γίνεται σύμφωνα με την Πολιτική της Εταιρεία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680, καθώς και τις διατάξεις του Ν.4990/2022 αναφορικά με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
17. Επιπτώσεις από την παραβίαση της Πολιτικής
17.1. Η Εταιρεία επιφυλάσσεται να λάβει οποιοδήποτε ενδεδειγμένο μέτρο σε βάρος οποιουδήποτε εργαζομένου, αντισυμβαλλόμενου ή πάσης φύσεως συνεργάτη της, εφόσον προκύψει ή διαπιστωθεί με οποιονδήποτε τρόπο ότι α) παρεμπόδισε ή αποπειράθηκε να παρεμποδίσει την υποβολή αναφοράς, σε περιπτώσεις παραβιάσεων που εμπίπτουν στο πεδίο της παρούσας, β) εξέθεσε οποιοδήποτε πρόσωπο που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική σε οποιασδήποτε μορφής δυσμενή μεταχείριση, γ) προέβη σε αντίποινα ή κίνησε κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος προσώπου που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική, δ) παραβίασε την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας αναφέροντος.
17.2. Η ίδια διαδικασία μπορεί επίσης να ασκηθεί σε περίπτωση που εργαζόμενος, αντισυμβαλλόμενος ή πάσης φύσεως συνεργάτης της σκοπίμως παραπλάνησε την Εταιρεία για οποιοδήποτε υπό διερεύνηση θέμα στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής ή πρόβαλε ψευδείς ισχυρισμούς σε βάρος συναδέλφου, αντισυμβαλλόμενου ή συνεργάτη της Εταιρείας.
18. Τροποποιήσεις της Πολιτικής
Η Πολιτική δύναται να συμπληρωθεί με πρόσθετες σημειώσεις ή οδηγίες. Επιπλέον, ενδέχεται να τροποποιηθεί μελλοντικά ώστε να αντικατοπτρίζονται οι τροποποιήσεις στην εφαρμοστέα νομοθεσία, στις κανονιστικές απαιτήσεις και/ή στο σύστημα διαχείρισης αναφορών, δεδομένου ότι η Εταιρεία στοχεύει στη συνεχή βελτίωση του εν λόγω συστήματος.
19. Ισχύς της πολιτικής
Η παρούσα πολιτική τίθεται σε ισχύ από την γνωστοποίησή της από την Εταιρεία προς το προσωπικό της και μέσω της ανάρτησής της στην εταιρική σελίδα στο διαδίκτυο.
Καστανιές, 8/12/2023
Ο νόμιμος εκπρόσωπος της Εταιρείας